TKD Çalışma Grubu Yönetmeliği

1. Çalışma grubunun amacı:

Çalışma grubunun amacı, kalp ve damar hastalıklarının özel ilgi, deneyim ve birikim gerektiren alanlarında derinlemesine araştırmalar yapmak, bilgi üretmek ve yaymaktır. Bu amaçla çalışma gruplarının görev tanımları ve faaliyetleri aşağıda belirtilmiştir.

2. Çalışma grubunun kuruluşu:

Çalışma grubu; Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulunun kendi girişimiyle ve/veya üyelerden gelen teklif üzerine, Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’nun uygun bulması ve kararı ile, yapısı aşağıda belirtildiği şekilde kurulur.

3. Çalışma Grubunun yapısı:

Çalışma Grubu; üyeler, genel kurul ve yönetim kurulundan oluşur.

Çalışma Grubu Üyeliği: Çalışma grubuna üye olabilmek için Türk Kardiyoloji Derneği’ne üye olmak gerekir. Her Türk Kardiyoloji Derneği üyesi ilgi alanına giren çalışma grubuna üye olabilir. Bunun için belgeleri ile çalışma grubu yönetim kuruluna başvurur. Çalışma grubu yönetim kurulu bu belgeleri inceleyerek üyelik başvurusunu karara bağlar. Her üyenin çalışma grubu genel kurulunda bir oy hakkı vardır. Çalışma grubu üyelerinden Türk Kardiyoloji Derneği’ne ödenen aidat dışında ek üyelik aidatı alınmaz.
Çalışma Grubu Genel Kurulu: Çalışma grubu genel kurulu, o çalışma grubunun üyelerinden oluşur. Çalışma grubunun yönetim kurulu, üye defteri (listesi) hazırlayarak Çalışma Grubu Genel Kurulunun toplanmasından en az bir ay önce listeyi Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’na bildirir. Çalışma grubu yönetim kurulu seçimlerinde, üye defteri esas alınır. Çalışma grubu genel kurulu, genel konuların görüşülmesi için yılda en az bir defa, tercihen Ulusal Kardiyoloji Kongresi sırasında toplanır. Çalışma Grubu Yönetim Kurulu seçimini yapacak olan genel kurul, Türk Kardiyoloji Derneği genel kurulu ile birlikte toplanır.
Çalışma Grubu Yönetim Kurulu:
1. Çalışma grubu yönetim kurulu, kuruluş aşamasında Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulunca atanan başkan, bir başkan yardımcısı, sekreter ve saymandan oluşur. Çalışma grubu yönetim kurulu üyeleri, Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu tarafından verilen bu görevi, takip eden ilk seçime kadar çalışma grubu açısından yerine getirir.
2. Çalışma grubu yönetim kurulunun görev süresi iki yıldır.
3. Görev süresi bittikten sonra oluşturulacak yeni yönetim kurulu, çalışma grubu genel kurulu tarafından iki yıllık dönemler için gizli oy ile seçilir.
4. Seçim süreci tamamlanmış çalışma gruplarında yönetim kurulu; önceki başkan, başkan, bir başkan yardımcısı, sekreter ve saymandan oluşur. Önceki başkan bir önceki yönetim kurulu başkanıdır ve çalışma grubu yönetim kurulunda iki sene için görevine devam eder ve oy hakkına sahiptir. Bu dönemin sonunda çalışma grubu yönetim kurulundan ayrılan ve/veya görev süresi dolan önceki başkan, aradan bir dönem geçmeden çalışma grubu yönetim kurulunda görev alamaz.
5. Çalışma grubu yönetim kurulu başkanları bir dönem için başkan olabilirler. Başkan yardımcısı, sekreter ve sayman ise hangi pozisyonda olurlarsa olsunlar yönetim kurulunda art arda en çok 3 dönem görev yapabilir.
6. Çalışma grubu yönetim kurulu üyesi aynı zamanda başka bir çalışma grubu yönetim kurulunda görev alamaz.
7. Çalışma Grubu Yönetim Kurulu üyeliğine aday olabilmek için adayın, TKD Arşivi dergisinde konuyla ilgili yayınlanmış en az bir yayını olmalıdır.
8. Çalışma grubu yönetim kurulu yılda en az iki kez olmak üzere çalışma grubunun etkinliklerinin gerektirdiği sıklıkta toplanır. Yönetim kurulunda alınan kararlar, karar defterine yazılı olarak aktarılır ve düzenli olarak Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’na bildirilir. Alınan kararlar Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’nca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

4. Çalışma Grubunun görev ve faaliyetleri:

Çalışma grupları konularıyla ilgili bilgi toplamak ve üyeler arası bilgi alışverişini sağlamak için, seminer, eğitim kursları, bilimsel toplantılar, halka yönelik eğitim kursları vb. düzenlerler. Bu faaliyetleri düzenlemek üzere Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu Eğitim Alt Birimi ile iş birliği içinde yıllık programları hazırlarlar. Çalışma grupları bu program dışında da bilimsel toplantı düzenleyebilir. Ancak bunun için en az üç ay önce Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’ndan onay alınması gereklidir.
Çalışma Grupları, Ulusal Kardiyoloji Kongresi’nde konularıyla ilgili görev alırlar. Ancak kendileri ayrı bir kongre düzenleyemezler. Çalışma gruplarının düzenleyecekleri toplantılar Ulusal Kardiyoloji Kongresi’nin bir ay öncesi ve sonrası içinde yapılamaz.
Çalışma grupları tarafından düzenlenen bilimsel toplantılara yalnız grup üyeleri ve Türk Kardiyoloji Derneği üyeleri değil, bütün ilgililer katılabilir.
Çalışma grupları konularıyla ilgili araştırmaları teşvik eder ve düzenlerler. Özellikle Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu Araştırma Destek Fonu Değerlendirme ve İzleme alt birimi ile iş birliği içinde ülke düzeyinde çok merkezli araştırmaları yaparlar. Ayrıca konularıyla ilgili ülke düzeyinde veri tabanı oluştururlar ve bunun sürekliliğini sağlarlar. Her yılın bilgileri, bir sonraki yılın ilk üç ayı içinde Türk Kardiyoloji Derneği’ne bildirilmelidir.
Çalışma Grupları, konularıyla ilgili alanlarda Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu Uygulama Kılavuzu izleme alt birimiyle iş birliği içinde Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’nun onayladığı kılavuzların hazırlanmasında görev alırlar.
Çalışma Grupları alanlarında gerektiğinde belirli konularda ayrıntılı değerlendirme ve araştırma yapmak üzere diğer çalışma grupları veya ilgili diğer derneklerle inceleme-araştırma grubu veya uzlaşı paneli kurabilirler. Bunun için Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’ndan onay almak zorundadırlar. Bu grupların çalışmalarının sonuçları çalışma döneminin sonunda bir rapor halinde Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’na bildirilir.
Çalışma Grupları konularıyla ilgili bilgi verici veya tanıtıcı basılı materyaller hazırlayabilir. Bunun için Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’nun izni gereklidir. Dergi, USB bellek, video vb. gibi eğitim materyalleri hakkındaki faaliyetleri Türk Kardiyoloji Derneği Çalışma Grupları Yayın Esasları Yönetmeliğine göre yapılır.
Çalışma Grupları, Avrupa Kardiyoloji Derneği’nin aynı konudaki çalışma Grupları ile ilişkiler kurar, gerektiğinde kendisini Avrupa Kardiyoloji Derneği Çalışma Grubu’nda temsil edecek üye veya üyelerin seçilmesi için gayret gösterirler.
Çalışma Grupları anılan tüm faaliyetleri için Türk Kardiyoloji Derneği’nce kendilerine tahsis edilen sekreteryadan yardım alır.

5. Çalışma grubunun gelir ve giderleri

Çalışma Gruplarının gelir ve gider muhasebesi Türk Kardiyoloji Derneği genel muhasebesi içindedir. Bu yüzden çalışma gruplarına yapacakları her etkinliğin taslak bilimsel programını ve öngörülen tahmini bütçe çalışmasını en az 3 ay önce Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’na bildirmeleri önerilir. (Bütçenin hazırlanmasında Türk Kardiyoloji Derneği profesyonelleri tarafından destek sağlanabilir.) Bilimsel etkinlik sayısı ve tarihleri ise bir önceki yıl belirlenmelidir.
Ön bütçe çalışmasından sonra sponsorluk araştırmalarının yapılması ve etkinliğin maliyetinin sponsorluklardan garanti edilmesi şartı ile TKD Yönetim Kuruluna sunulması gereklidir.
Tahmini bütçe Türk kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’nca kabul edildikten sonra yürürlüğe girer.
Bilimsel programın teknik gerekliliklerine ve bölgesel koşullara göre, uygun maliyetli otel/mekân / toplantı merkezi seçilmelidir.
Bilimsel programda panelist sayısı ortalama 2 ile sınırlı tutulmalı ve panelistler konuşmacılardan veya bölgesel katılımcılardan seçilmelidir.
Bölgesel toplantılar yakın bölgeleri de içine alacak şekilde ortak yapılmalı ve konuşmacı ve panelistler konaklama gerektirmeyecek şekilde aynı şehirden ve/veya bölgeden seçilmeye gayret edilmelidir.
Sponsor desteği olmayan çalışma gruplarına etkinliklerini genel kongre içinde ya da online yapmaları tavsiye edilmektedir veya bütçe maliyeti dikkate alınarak sponsora sahip diğer çalışma grupları ile iş birliği yapabilirler.
Canlı yayın veya görüntüleme tekniğine ihtiyaç duyulmayan programlarda, toplantı merkezinin teknik imkanlarından şartların elverdiği ölçüde (dekor, ses sistemi, projektör, ekran, perde, vb.) istifade edilmeli ve bu amaçla toplantı bölgesindeki üniversite veya üniversite hastaneleri ile iletişime geçilmelidir.
TKD kuralları öncelikli tutularak; uçak bileti, özel konaklama ve transfer gibi talepler, TKD kurallarına göre yapılmalıdır. Ulaşım ekonomi sınıf uçak bileti olarak sağlanmalı, çok özel durumlar dışında bilet değişimi yapıldığı zaman ek maliyet bilet sahibi tarafından karşılanmalıdır.
Bilimsel program dışında yapılması talep edilecek sosyal programlar, toplantı genel gelir-gider durumuna bağlı olarak etkinliği zarara sokmayacak şekilde ve mutlaka Dernek Yönetim Kurulu onayına istinaden planlanabilir.
Toplantıya katılımda TKD asil üyeleri, uzman ve asistanlara öncelik verilmelidir.
k. Görev verilen veya kayıt yaptırıp üst üste etkinliklere katılmayanlara, sonraki toplantılarda destek ve görev verilip verilmemesi konusunda özen gösterilmelidir.
Türk Kardiyoloji Derneği; Yönetim Kurulunun onayına istinaden, çalışma gruplarının temel gereksinimlerini (yazışmalar, posta vb.) Dernek bütçesinden karşılar ve Dernek personeli aracılığı ile çalışmalarına destek olur.
Çalışma Gruplarınca düzenlenen bilimsel toplantılar veya araştırma nedeniyle oluşan gelir ve gider kayıtları Türk Kardiyoloji Derneği adına yapılır. Bütün bu gelir ve giderin muhasebesi çalışma grubunun sayman üyesi aracılığıyla çalışma grubunun yönetim kurulunun onayı ile yapılır. Ancak bütün bu gelir ve giderin muhasebesi Türk Kardiyoloji Derneği genel muhasebesinin bir parçası olarak yürütülür. Denetim, Türk Kardiyoloji Derneği saymanı aracılığıyla Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’ndadır. Faaliyetler nedeniyle oluşan kaynaklar Türk Kardiyoloji Derneği adına toplanır. Türk Kardiyoloji Derneği banka hesaplarına yatırılır ve Türk Kardiyoloji Derneği muhasebe kuralları içinde harcanır. Bu yüzden yapılan tüm faaliyetlerin kesin bütçesi faaliyet bitiminden en geç bir ay sonra Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’na sunulmalıdır.

6. Çalışma Grubunun kapatılması:

Bir çalışma grubu, grubun görevini tamamlamış olması yahut diğer sebepler ile Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu tarafından feshedilebilir. Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu, Çalışma Grupları Yönetmeliği’ne aykırı çalışan bir çalışma grubunun yönetim kurulunu görevden alabilir. Böyle bir durumda üç ay içinde çalışma grubu genel kurulu yapılarak yeni yönetim kurulu seçilmesi sağlanır. Bu süre içinde çalışma grubu yönetimi, Türk Kardiyoloji Derneği Yönetim Kurulu’nca sürdürülür.