Türk Kardiyoloji Derneği Kongre Sponsorluk Kuralları
Türk Kardiyoloji Derneği tarafından her yıl Ekim ayında düzenlenmekte olan kongre ile ilgili stand / uydu ve diğer servisler için kuralları ve ücretleri içeren sponsor bilgilendirme mektubu, tüm firma temsilcilerine aynı yıl Ocak / Mart ayı başında gönderilir.
Mektup tarihinden itibaren 15 gün içerisinde firmalardan yanıt vermeleri istenir ve bu yanıtlar dernek merkezinde toplanır. Yönetim kurulu, firmaların üstlenecekleri aktiviteleri, talepleri doğrultusunda belirler.
Belirlenen aktiviteler için firmalara bilgi ve bütçe iletilir. Yazılı teyitleri istenir. Herhangi bir aktivite için yazılı teyit veren firma, o aktiviteyi gerçekleştirmese dahi ücretini ödemekle yükümlüdür. Ödemenin yapılmamış olması durumunda bir sonraki yıl aktiviteleri kısıtlanacaktır.
UYDU SEMPOZYUM KURALLARI
Firmalar program kitabında önceden kararlaştırılan gün ve saatler içerisinde yapacakları uydu sempozyum ile ilgili konu/ konuşmacı/ oturum başkanı gibi detayları bildirirler.
Uydu sempozyum programı davetiye olarak kongre çantası içine konulabilir. Firmalar sempozyum başlamadan yarım saat önce salonun önünde promosyonel malzeme ve/veya yiyecek-içecek dağıtabilirler. Ancak bu yiyecek-içecek servisleri Haliç Uluslararası Fuar ve Kongre Merkezi Merkezinden satın alınmalıdır, Kongre Merkezine dışarıdan yiyecek-içecek getirmek yasaktır.
Salon perdesinde kendi logolarını toplantı başlayana kadar gösterebilirler. Salonda belirlenecek iki noktaya toplantı boyunca flama asabilirler.
Uydu sempozyum posterlerini yalnızca kongre organizasyonu tarafından gösterilen yerlere ve toplantı salonu girişine asabilirler.
Uydu sempozyum salonları için yönlendirme yalnızca kongre organizasyonu tarafından yapılabilir.
STAND KURALLARI
Kongrede stand açan firmaların isimleri program kitabında alfabetik olarak yer alacaktır.
Firmalar stand alanı olarak belirlenen alanı, belirtilen sınırlar ve ölçüler de ( yükseklik, en, boy vb) düzenleyebilirler. Kongre bütünlüğü içinde görselliği bozmamaya özen gösterirler.
Stand yüksekliği kenar alanlarında maksimum 3,00 metre / orta alanlarda Maksimum 4,5 metre olarak kullanılabilir. Ada standların 4 tarafı açık olacaktır. Herhangi bir duvar veya teknolojik cihazlarla kapatılması kesinlikle yasaktır.
Tüm stand alanları belirtilen zaman çizelgesine uygun olarak kurulmalı ve sökülmelidir. Bu saatler dışında herhangi bir malzeme taşınması ve kurulum işlemine izin verilmeyecektir.
Stand açan firmaların tüm yetkilileri kayıt olmalıdır. Kongreye 3 birim stand alarak katılan firmaların yalnızca 1 elemanına ücretsiz kayıt hakkı verilecektir. Diğer tüm katılımcılar için kayıt ücreti ve organizasyon bedeli ücreti yatırılmalıdır.
Standlar kurulduktan sonra, standlara ait malzemelerin standların arkasına konulmamasını rica ederiz. Stand malzemeleri ve diğer malzemeler organizasyon acentesi tarafından firmalara tahsis edilecek olan depolarda saklanacaktır.
Tüm firma temsilcileri, stand alanları açılmadan 1 saat öncesinde stand alanlarına girebilirler. Tüm stand görevlileri ve firma temsilcilerinin, yaka kartlarını takmaları zorunludur. Hiçbir firma temsilcisi veya stand görevlisi, yaka kartını takmadan stand alanlarına giremeyecektir. Stand alanları açılış saatlerinden önce, kongre katılımcıları stand alanlarına alınmayacaktır.
Firmalar tarafından kongrede dağıtılacak tüm malzemeler 27 Ekim 2011 tarihinde kongre merkezinde olacak şekilde gönderilmelidir.
Lütfen gönderilen koli ve tüm malzemelerin üzerine,toplam gönderilen koli adetini, firma ve kongrenin isminin yazılmasını sağlayınız. Kongre merkezine ulaşan tüm malzemeler, organizasyon acentesi tarafından, firmanıza tahsis edilen depo içerisindeki alanlara yerleştirilecektir.
Kongre çantalarının içerisine konulacak olan; davetiye, broşür, kalem, bloknot vb. malzeme listeleri en geç 19 Eylül 2011 tarihine kadar tarafımıza bildirilecektir. Çanta içerisine konulacak malzemelerin teslimi ise belirtilen adrese en geç 27 Ekim 2011 tarihine kadar yapılmalıdır. Bu tarihte tarafımıza ulaştırılmayan malzemeler, çanta içerisinde yer alamayacaktır. Uydu sempozyumu düzenleyen firmaların sempozyum öncesi ve sonrasında dağıtacağı promosyon malzemelerinin adet ve özellik bilgilerini yine belirtilen tarihe kadar tarafımıza göndermesini rica ederiz. Ilgili malzemeler 27 Ekim 2011 tarihinde saat 10:00'a kadar kongre merkezinde olacak şekilde gönderilmelidir. Tarafımıza bildirilmeyen malzemelerin dağıtımına izin verilmeyecektir.
Her stand için, elektrik bağlantısı sağlanacaktır. Ayrıca talep edilmesi durumunda tarafımızdan 1 masa ve 2 sandalye tahsis edilecektir.
Alan içerisinde ilgiyi arttırmak için yapılan aktiviteler; katılımcılara promosyonel malzeme dağıtmak, kültürel aktivite düzenlemek, yiyecek-içecek dağıtmak çevre standları ve katılımcıları rahatsız etmeyecek boyutta olmalıdır.
Diğer standları rahatsız edici ve kongrenin genel aktivitelerine katılımı engelleyici (çok ünlü bir sanatçıyı toplantı saatinde misafir etmek, toplantılarla aynı anda çekiliş yapmak, kongre ana aktiviteleri ile çakışacak şekilde aktivite düzenlemek v. b.) girişimler yapılmamalıdır. Sosyal aktiviteler kongre bütünlüğünü bozmayacak şekilde, bilimsel oturumlara ara verildiğinde yapılmalıdır.
Stand alanında alkollü içki dağıtımı yapılmayacaktır.
Stand alanında tanıtım için görüntü aletleri kullanılabilir. Ancak seslerinin diğer standları ve genel stand alanındaki akışı ve düzeni etkilemeyecek düzeyde olmasını rica ederiz.
Stand alanında standlarda kurulan ses sistemlerinde, ses veya müzik seviyesi 40 desibeli aşmayacaktır. Ses seviyesi ölçüm yapılarak denetlenecektir.
Stand alanı için de yönlendirme kongre organizasyonu tarafından yapılacaktır.
Stand alanı planında her firmanın adı ve yeri belirtilecektir. Bu plan stand alanı girişinde yer alacaktır. Ayrıca cep programında bu bilgiler yer alacaktır.
Stand alanında görev alacak firma yetkilileri kendilerine ayrılan stand alanı dışında hiçbir
tanıtım etkinliğinde bulunamazlar. Firma veya ürünü tanıtan ve anımsatan işaretlerle dolaşamazlar.
Standlarda dağıtılacak tanıtım materyalleri yasalara ve Sağlık Bakanlığının ilgili yönetmeliklerine uygun olmalıdır. Türk Kardiyoloji Derneği, Global Turizm ve Organizasyon Servisleri veya Haliç Uluslararası Fuar ve Kongre Merkezi bu konuda hiçbir sorumluluk üstlenmez.
Standlarda görevli firma temsilcileri yasalara ve Sağlık Bakanlığının ilgili yönetmeliklerine uygun davranmak zorundadır. Aykırı davranışlarda Türk Kardiyoloji Derneği, Global Turizm ve Organizasyon Servisleri veya Haliç Uluslararası Fuar ve Kongre Merkezi bu konuda hiçbir sorumluluk üstlenmez.
Standlarda düzenlenecek tüm aktivitelerin listesinin ve dağıtılacak malzeme örneklerinin (ilaç, broşür, kitap, vb), en geç 15 Ağustos 2011 günü Türk Kardiyoloji Dernek Merkezine teslim edilmesi gereklidir.
Yukarıda belirtilen kuralların ve onaylanan stand aktivitelerinin dışında, her türlü etkinliğe karşı, TKD Yönetim Kurulu'nun gerekli tüm önlemleri (stand kapatma, bir sonraki yıl kongrede aktiviteleri kısıtlama vb) uygulama hakkı vardır.
Stand alanının veya ticari poster panoların dışında şirket veya ürünün tanıtımının herhangi bir şekilde yapılmamasını rica ederiz.
Stand alanının açık olduğu saatlerde standınızda firma yetkililerinin bulunması zorunludur.
Kongre merkezinde konuklarınıza sunmak istediğiniz yiyecek içecek hizmeti için, talepleriniz yazılı olarak organizasyon acentasına iletilmelidir. Kongre merkezinde servis edilecek olan yiyecek ve içeceklerle birlikte firma logolu bardak ve peçeteler kullanılabilecektir. Tüm yiyecek ve içecek siparişleri, organizasyon acentası tarafından alınacaktır. Konuklarınıza sunmayı istediğiniz yiyecek içecekler için en geç 1 Ekim 2011 tarihine kadar organizasyon acentası ile bağlantıya geçilmelidir.
Haliç Uluslararası Fuar ve Kongre Merkezi Yönetimi tarafından, dışarıdan yiyecek ve içecek maddeleri getirilerek stand alanında ücretli veya ücretsiz dağıtımına izin verilmemektedir. Bu doğrultuda stand alanınızda vermeyi düşündüğünüz ikramlar için tarafımızdan bilgi istenmesini önemle rica ederiz.
Tüm standlar belirtilen saatte hazırlıklarını tamamlamak durumundadır. Stand alanının genel düzeni açısından bu saatlerin dışına çıkılmamasını rica ederiz.
Tüm standlar belirtilen saatte standlarını toplamak durumundadır. Stand alanının genel düzeni açısından bu saatlerin dışına çıkılmamasını rica ederiz.
Haliç Uluslararası Fuar ve Kongre Merkezi içerisinde bulunan genel güvenlik sadece kongre merkezinin güvenliğinden sorumludur. Stand alanınız ve malzemeleriniz ile ilgili meydana gelebilecek olan kayıp, zarar, çalıntı olaylarında Türk Kardiyoloji Derneği, Global Turizm ve Organizasyon Servisleri veya Haliç Kongre Merkezi sorumluluk kabul etmez.
Hazırlanmış planda verilmiş olan mekan ve ölçüler dışına çıkılmamasını rica ederiz. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde stand alanın sökülerek tekrar monte edilmesi durumu ortaya çıkacaktır.
Haliç Uluslararası Fuar ve Kongre Merkezi duvarlarına Global Turizm ve Organizasyon Servisleri yetkilileri ile görüşmeden herhangi bir şey asılmaması, yapıştırılmaması veya çakılmamasını rica ederiz.
Haliç Uluslararası Fuar ve Kongre Merkezine herhangi bir şekilde verilecek olan maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra yapan firma tarafından kongre merkezine ödenir.
