Firmalar program kitabı için sponsorluk dosyasında anons edilen gün ve saatler içerisinde yapacakları uydu sempozyumu ile ilgili konu/ konuşmacı/ oturum başkanı gibi detayları bildirirler.
Uydu sempozyum programı davetiye olarak kongre çantası içine konulabilir. Firmalar sempozyum başlamadan önce salonun önünde promosyonel malzeme ve/veya yiyecek içecek dağıtabilirler. Yiyecek-içecek servisleri sadece GenX Kongre ve Organizasyon tarafından verilecektir.
Toplantı süresince firma ilgili salonda branding hakkına sahiptir.
Uydu sempozyum salonları için yönlendirme yalnızca kongre organizasyonu tarafından yapılabilir.
Stand Kuralları
Kongrede stand açan firmaların isimleri program kitabında alfabetik olarak yer alacaktır.
Stand yüksekliği kenar alanlarında maksimum 3,00 metre / orta alanlarda Maksimum 4,5 metre olarak kullanılabilir. Ada standların 4 tarafı açık olacaktır. Herhangi bir duvar veya teknolojik cihazlarla kapatılması kesinlikle yasaktır.
Tüm stand alanları belirtilecek zaman çizelgesine uygun olarak kurulmalı ve sökülmelidir. Bu saatler dışında herhangi bir malzeme taşınması ve kurulum işlemine izin verilmeyecektir.
Stand açan firmaların tüm yetkilileri kayıt olmalıdır. Kongreye 3 birim stand alarak katılan firmaların yalnızca 1 firma yetkilisine bedelsiz kayıt hakkı verilecektir. Diğer tüm katılımcılar için kayıt bedeli ve organizasyon bedeli yatırılmalıdır.
Standlar kurulduktan sonra, standlara ait malzemelerin standların arkasına konulmamasını rica ederiz. Stand malzemeleri ve diğer malzemeler organizasyon acentesi tarafından firmalara tahsis edilecek olan depolarda saklanacaktır.
Tüm firma temsilcileri, stand alanları açılmadan 1 saat öncesinde stand alanlarına girebilirler. Tüm stand görevlileri ve firma temsilcilerinin, yaka kartlarını takmaları zorunludur. Hiçbir firma temsilcisi veya stand görevlisi, yaka kartını takmadan stand alanlarına giremeyecektir. Stand alanları açılış saatlerinden önce, kongre katılımcıları stand alanlarına alınmayacaktır.
Lütfen gönderilen tüm malzemelerin üzerine, toplam gönderilen koli adetini, firma ve kongrenin isminin yazılmasını sağlayınız. Kongre merkezine ulaşan tüm malzemeler, organizasyon acentesi tarafından, firmanıza tahsis edilen depo içerisindeki alanlara yerleştirilecektir.
Kongre çantalarının içerisine konulacak olan; davetiye, broşür, kalem, bloknot vb. malzeme listeleri en geç 12 Eylül 2013 tarihine kadar tarafımıza bildirilecektir. Çanta içerisine konulacak malzemelerin teslimi ise belirtilen adrese en geç 21 Ekim 2013 tarihine kadar yapılmalıdır. Bu tarihte tarafımıza ulaştırılmayan malzemeler, çanta içerisinde yer alamayacaktır. Uydu sempozyumu düzenleyen firmaların sempozyum öncesi ve sonrasında dağıtacağı promosyon malzemelerinin adet ve özellik bilgilerini yine belirtilen tarihe kadar tarafımıza göndermesini rica ederiz. İlgili malzemeler 21 Ekim 2013 tarihinde saat 10:00'a kadar kongre merkezinde olacak şekilde gönderilmelidir. Tarafımıza bildirilmeyen malzemelerin dağıtımına izin verilmeyecektir.
Her stand için, elektrik bağlantısı sağlanacaktır. Ayrıca talep edilmesi durumunda tarafımızdan 1 masa ve 2 sandalye tahsis edilecektir.
Alan içerisinde ilgiyi arttırmak için yapılan aktiviteler; katılımcılara promosyonel malzeme dağıtmak, kültürel aktivite düzenlemek, yiyecek-içecek dağıtmak çevre standları ve katılımcıları rahatsız etmeyecek boyutta olmalıdır.
Diğer standları rahatsız edici ve kongrenin genel aktivitelerine katılımı engelleyici (çok ünlü bir sanatçıyı toplantı saatinde misafir etmek, toplantılarla aynı anda çekiliş yapmak, kongre ana aktiviteleri ile çakışacak şekilde aktivite düzenlemek v. b.) girişimler yapılmamalıdır. Sosyal aktiviteler kongre bütünlüğünü bozmayacak şekilde, bilimsel oturumlara ara verildiğinde yapılmalıdır.
Stand alanında tanıtım için görüntü aletleri kullanılabilir. Ancak seslerinin diğer standları ve genel stand alanındaki akışı ve düzeni etkilemeyecek düzeyde olmasını rica ederiz.
Stand alanında standlarda kurulan ses sistemlerinde, ses veya müzik seviyesi 40 desibeli aşmayacaktır. Ses seviyesi ölçüm yapılarak denetlenecektir.
Stand alanı için de yönlendirme kongre organizasyonu tarafından yapılacaktır.
Stand alanı planında her firmanın adı ve yeri belirtilecektir. Bu plan stand alanı girişinde yer alacaktır. Ayrıca cep programında bu bilgiler yer alacaktır.
Stand alanında görev alacak firma yetkilileri kendilerine ayrılan stand alanı dışında hiçbir tanıtım etkinliğinde bulunamazlar. Firma veya ürünü tanıtan ve anımsatan işaretlerle dolaşamazlar.
Standlarda dağıtılacak tanıtım materyalleri yasalara ve Sağlık Bakanlığı’nın ilgili yönetmeliklerine uygun olmalıdır. Türk Kardiyoloji Derneği, GenX Kongre Organizasyon bu konuda hiçbir sorumluluk kabul etmemektedir.
Standlarda düzenlenecek tüm aktivitelerin listesinin ve dağıtılacak malzeme örneklerinin en geç 3 Ağustos 2013 günü Türk Kardiyoloji Dernek Merkezine teslim edilmesi gereklidir.
Yukarıda belirtilen kuralların ve onaylanan stand aktivitelerinin dışında, her türlü etkinliğe karşı, TKD Yönetim Kurulu'nun gerekli tüm önlemleri (stand kapatma, bir sonraki yıl kongrede aktiviteleri kısıtlama vb.) uygulama hakkı vardır.
Stand alanının veya ticari poster panoların dışında şirket veya ürünün tanıtımının herhangi bir şekilde yapılmamasını rica ederiz.
Stand alanının açık olduğu saatlerde standınızda firma yetkililerinin bulunması zorunludur. - Tüm standlar belirtilecek saatte hazırlıklarını tamamlamak durumundadır. Stand alanının genel düzeni açısından bu saatlerin dışına çıkılmamasını rica ederiz.
Tüm standlar belirtilecek saatte standlarını toplamak durumundadır. Stand alanının genel düzeni açısından bu saatlerin dışına çıkılmamasını rica ederiz.
Stand alanınız ve malzemeleriniz ile ilgili meydana gelebilecek olan kayıp, zarar, çalıntı olaylarında Türk Kardiyoloji Derneği, GenX Kongre Organizasyon veya Maxx Royal Hotel sorumluluk kabul etmez.
Hazırlanmış planda verilmiş olan mekan ve ölçüler dışına çıkılmamasını rica ederiz. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde stand konstrüksiyonunun sökülüp düzeltilerek tekrar monte edilmesi gerekecektir.
Kongre Merkezi duvarlarına GenX Kongre Organizasyon yetkilileri ile görüşmeden herhangi bir şey asılmaması, yapıştırılmaması veya çakılmamasını rica ederiz.
Kongre Merkezine herhangi bir şekilde verilecek olan maddi zarar, tespiti yapıldıktan sonra yapan firma tarafından kongre merkezine ödenir.
Stand aktivite ve ikramları, sanatçı, salon dekorasyonları tarafınızdan gelecek olan istekler doğrultusunda ayrıca fiyatlandırılacaktır.
Kullanılacak olan döviz kuru ödemenin yapıldığı günkü Merkez Bankası efektif döviz satış kurudur.
Uydu Sempozyum, Uzmanıyla Buluşma ve Kayıt-Katılım Bedelleri TKD İktisadi İşletmesi'nin Akbank Şişli Şubesindeki TR15 0004 6000 5488 8000 1960 20 hesabına; konaklama, ulaşım ve diğer sponsorluk bedelleri Genx Kongre hesabına yatırılacaktır. Organizasyon esnasında doğabilecek olan bakiyeler operasyon başlangıç tarihi itibarı ile en geç 15 günde kapatılmalıdır.
